Быстрее, дешевле, точнее: использование электронных накладных ускорило доставку грузов партнерам ЦЕМРОС

/FOTODOM Лидер российской промышленности строительных материалов, холдинг ЦЕМРОС приступил к реализации масштабной программы по цифровизации транспортно-логистической деятельности. Особое внимание уделяется внедрению электронного документооборота, что уже позволило повысить надежность и оперативность взаимодействия с поставщиками и контрагентами. В интервью «Стройгазете» директор по закупкам и логистике ЦЕМРОС Денис НАЗАРОВ рассказал о том, как расширяется использование электронных накладных, и о пользе от установки на собственном транспорте компании систем активной безопасности.

Денис Юрьевич, ранее компании получили право переходить на электронный документооборот и оформлять транспортные накладные в электронном виде. Как это происходит в ЦЕМРОС и насколько в подразделениях компании продвинулись на этом пути?

Действительно, с марта 2022 года наравне с бумажным документом была введена возможность использования электронной транспортной накладной (ЭТрН). Пока это является добровольным, никакой обязательности нет.

Использование ЭТрН предполагает наличие специального разрешения у операторов электронного документооборота и их подключение к государственной системе электронных перевозочных документов. Эта структура построена таким образом, что участники документооборота в лице отправителей, получателей груза и перевозчиков обмениваются документами, подписями этих документов, и, соответственно, оператор только передает эти документы в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов), где они хранятся.

Основные плюсы использования системы: во-первых, сокращение затрат на закупку бумаги и расходов на содержание принтеров, которые весьма велики, во-вторых, снижение затрат на содержание архива, так как у больших компаний бумаг довольно много, а в-третьих, исключение потери бумажных документов, которых при отгрузке формируется как минимум четыре (по экземпляру отправителю, грузоперевозчику, получателю и экземпляр, возвращаемый отправителю с отметкой грузополучателя о доставке), а то и больше: нередко участники рынка используют и 5-6 накладных в зависимости от того, какие службы заинтересованы в получении оригинала документа.

Сильные стороны электронного документооборота — наличие электронного архива и упрощение выдачи документов по запросу разнообразных контролирующих органов. Эти процессы могут осуществляться без привлечения компаний, и, конечно, выгрузка документа из электронного архива проходит гораздо проще, чем его бумажный поиск.

После того как компании получили возможность использования данной системы, практически ежегодно говорилось, что она станет обязательной, но пока окончательного решения на этот счет нет. Однако поскольку использование системы предполагает только плюсы и для перевозчиков, и для клиентов с заказчиками, решение о ее внедрении было принято ЦЕМРОС уже в 2023 году — первой среди компаний сферы строительства и производства строительных материалов.

В чем специфика внедрения электронной системы? Пришлось ли переучивать персонал?

Мы изначально решили максимально снизить работу в разных системах и сделать это самым простым способом. Поэтому в ЦЕМРОС это было реализовано таким образом, что грузоотправители-заводы холдинга оформляют электронную транспортную накладную непосредственно через учетную систему, в которой осуществляется отгрузка. Для наших сотрудников-операторов ничего существенно не поменялось, и они продолжают все так же работать в учетной системе «Парус». Разница лишь в том, что раньше они при работе печатали документы и ставили на них подписи и печати, а сейчас электронная транспортная накладная выпускается и подписывается в учетной системе. Какого-либо дополнительного обучения персонала не потребовалось: учетная система все та же, но только при отгрузке выходит не бумажная накладная, а электронный документ, который подписывается сотрудником.

В принципе использование системы электронной транспортной накладной предполагает, что сотрудники ГИБДД, которые могут остановить машину с грузом на дороге, должны иметь считывающее оборудование, и мы пока что все равно снабжаем водителя хотя бы одним экземпляром бумажной накладной — на случай, если у сотрудника ГИБДД нет такого сканера или у грузополучателя нет оперативной возможности подписать документ на объекте.

Важно, что благодаря электронному документообороту мы своевременно получаем корректно подписанный всеми сторонами документ, причем мы его получаем сразу после выполнения перевозки, и нам не нужно ждать, пока эта бумажная накладная через водителя грузоперевозчика к нам вернется. Внедрение электронной накладной в перспективе дает сокращение сроков оплаты.

компании-перевозчики в большинстве случаев не обладают значительными оборотными средствами, в условиях нынешней высокой учетной ставки и инфляции более быстрая оплата позволяет добиться весьма существенного уменьшения расходов на перевозку: при электронном документообороте перевозчик может чуть ли не на следующий день получить свою оплату. Сокращение отсрочки оплаты в свою очередь создает предпосылки к снижению или хотя бы неповышению тарифов на перевозку.

Однако, разумеется, при внедрении не обходится и без сложностей. Ключевая проблема с электронными транспортными накладными связана с тем, что на текущий момент обязательности роуминга между операторами нет. А при внедрении ЭТрН есть правило, что все три участника документооборота (грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик) должны быть зарегистрированы у одного оператора. И честно говоря, это является ограничением, потому что если мы обслуживаемся у одного оператора, а наш клиент-грузополучатель и перевозчик — у другого, то эффективная коммуникация и моментальная передача данных в рамках проекта ЭТрН затруднены. Это на текущий момент является основным ограничением.

Как можно решить эту проблему?

Инициативы снизу от операторов об их намерении интегрироваться мы не видели. Государственная система электронного документооборота никакую информацию не передает, а только ее получает и, значит, промежуточным звеном между операторами быть не может. Поэтому если бы государство поставило условием, что организации для получения лицензии оператора электронного документооборота необходимо настроить роуминг со всеми практикующими уже операторами, это бы существенно расширило возможности применения данного проекта. Пока же это формально выглядит таким образом, что мы вынуждены того контрагента, который заинтересован использовать ЭТрН, переводить к нашему оператору. Это, на мой взгляд, негативный момент, и решение этого вопроса хорошо бы было передать в ведение государственного регулятора. В настоящее время мы обсуждаем с коллегами подготовку предложений в адрес регулятора для изменений в нормативной базе, которые помогли бы сгладить имеющиеся затруднения.

Во сколько холдингу обходится внедрение системы электронного документооборота?

При нынешнем уровне тарифов у перевозчиков одна транспортная накладная, подписанная всеми участниками электронного товарооборота, грузоотправителю обходится примерно в 3-3,5 рублей, а когда мы печатаем все документы всего на двух бумажных листах, что удается далеко не всегда, то это стоит в районе семи рублей за документ (5 копий по 2 листа), то есть вдвое дороже. Таким образом, только на бумаге мы экономим более 50% затрат.

Сама же стоимость внедрения электронного документооборота в масштабе холдинга ЦЕМРОС составила примерно 800 тыс. рублей. Это довольно низкие затраты, в которые удалось уложиться благодаря тому, что мы разрабатывали проект внедрения ЭТрН в сотрудничестве с нашими постоянными партнерами по электронному документообороту.

Что собой представляет система активной безопасности и как происходит ее внедрение?

Жизнь и здоровье сотрудников, а также безопасность перевозок являются ключевыми приоритетами нашей работы. При внедрении системы активной безопасности водителей в транспортное средство устанавливаются видеокамеры с программным обеспечением, отслеживающие состояние водителя и ситуацию на дороге. Система обладает возможностями распознания и информирования диспетчера и водителя о малейших отклонениях в его поведении: разговорах по телефону, непристегнутых ремнях безопасности, засыпании за рулем, зевании, отвлечении внимания от дороги, курении и т. д. Также она может отслеживать критическое сближение с впереди идущим транспортным средством, приближающимся пешеходом. Обо всех таких ситуациях система предупреждает, что снижает вероятность ДТП.

Внедрение системы предполагает не только фиксацию нарушения, но и возможность отработки по нему, то есть ответа на нарушение. Если, к примеру, диспетчер видит, что водитель неважно себя чувствует, то он имеет возможность с ним оперативно связаться и дать ему команду проследовать к месту отдыха.

В перспективе мы рассчитываем на основании показаний системы составить рейтинг водителей и ввести премиальную составляющую для тех из них, кто допускает минимальное количество нарушений и отличается наиболее безопасным вождением.

В настоящее время мы продолжаем испытывать оборудование системы в тестовом режиме, а уже в марте планируем начать его промышленное использование в одном из наших региональных подразделений.

Денис НАЗАРОВ, директор по закупкам и логистике холдинга ЦЕМРОС:

«Плюсы от использования электронных транспортных накладных значительно перевешивают все затраты на их внедрение в бизнеспроцессы компании»

Можно ли уже оценить экономические эффекты от внедрения ЭТрН?

Пока точно посчитать сложно, кроме как отметить экономию в районе 3-4 рублей на каждой накладной. Плюс уже можно сказать, что исчезли затраты на хранение бумажного архива накапливающихся накладных, а это немалая сумма, так как по всем заводам компании только за месяц оформляется свыше 42 тыс. накладных (1 400 в сутки).

— 1 400×2 листа×5 экземпляров = 14 000 листов сутки, или 420 000 листов в месяц.

— 1 коробка бумаги (5 упаковок×500 листов) — 2 500 листов.

— 420 000 листов÷2 500 = почти 170 коробок бумаги в месяц.

— Вес коробки — 5×2,5 кг (1 упаковка) = 12,5 кг×170 коробок = 2,1 тонны бумаги в месяц.

— Для производства одного листа нужно 15-20 граммов древесины (по данным из интернета).

— 420 000 листов×20 граммов = 8,4 тонны древесины.

— Средний вес дерева — 500 кг (по данным из интернета) = 17 деревьев в месяц.