Узкое место: что дает девелоперу автоматизация документооборота

/FOTODOM

Олеся ЖУК, руководитель отдела технической поддержки компании-интегратора BTLab:

Девелоперская компания N занимается управлением торговыми комплексами в 15 регионах России. Ежегодно ее сотрудники готовят и подписывают 3 тыс. договоров. Вдумайтесь: это порядка 250 уникальных договоров в месяц (по 10 в день!) — и каждый требуется составить, согласовать, подписать, получить от контрагента завизированную копию, организовать ее хранение… А затем необходимо управлять всем жизненным циклом договора: продлевать, дополнять приложениями и закрывающими документами, контролировать соблюдение обязательств. Помимо этого, юридическая служба компании готовит еще порядка 2 тыс. доверенностей в год — зачастую также оригинальных, объединяющих группу сотрудников, учитывающих, кто имеет право подписывать документ и при каких условиях.

Например, первая группа может подписывать документы с указанным контрагентом до определенной суммы, вторая — сверх нее. Эти дополнительные условия также влияют на движение документов внутри организации.

Каждый договор объединяет сотрудников бухгалтерии, юридической и финансовой служб, отдела закупок. Управление договорами и доверенностями в таких условиях отнимает время, повышает риск ошибок, чреватых в будущем финансовыми потерями. Хочу поделиться опытом автоматизации договорного процесса и подготовки доверенностей, реализованной в компании на базе полнофункциональной BPM/ECM-платформы Docsvision российской разработки.

Зачем?

Для начала разберемся, почему девелоперская компания приняла решение автоматизировать документооборот. Ранее у нее не было единой IT-системы для управления жизненным циклом договоров, процедура согласования была распределена между чатами, почтой — и процесс подписания становился «узким местом». Для его «расширения» нужно было «вручную» поддерживать регламент и хронологию согласования (из-за отсутствия IT-системы нельзя было быстро собирать отчеты, отслеживать, кто задерживает процесс). Помимо этого, компании требовалось снизить расходы на поддержание зарубежного программного обеспечения, чья задача была накладывать факсимиле на электронную копию документа после согласования.

Чтобы ускорить процесс, сделать его более контролируемым и прозрачным, девелопер решил полностью автоматизировать работу над доверенностями и договорами. Справедливости ради надо отметить, что ранее в компании был реализован электронный архив Docsvision и систематизирована с помощью платформы работа канцелярии, отвечающей за документационное обеспечение бизнеса и хранение документов. Согласно существующим регламентам, сотрудники компании передают все оригиналы документов в архив, а взаиморасчеты с контрагентами начинаются после обмена документами.

Как?

Управление договорами в каждой организации — это цикл операций, включающий в себя запрос на подготовку договора (1), подготовку этого договора (2), его согласование (3), подписание (4), передачу в архив (5), продление и накопление данных (6). Аналогичный цикл действует и в управлении доверенностями. Расскажу подробнее, по порядку.

1. В этом проекте был автоматизирован процесс подготовки доверенностей и договоров. Когда сотруднику нужна доверенность, он формирует в системе запрос, в котором прописывает сотрудников, контрагентов, условия доверенности, суммы, прикладывает референсный документ (если он был). Затем эту заявку согласовывает руководитель и передает ее в юридическую службу. Несмотря на то, что в доверенности указываются паспортные данные сотрудников, доступ к ним имеет только владелец процесса — юрист, готовящий документ. Для всех других лиц эти данные скрыты в системе в соответствии с внутренними правилами и требованиями безопасности.

Если сотруднику требуется подготовить договор, то он аналогично создает запрос на его подготовку: указывает суммы, контрагента, условия. Если сотруднику необходимо что-то приобрести, то его заявка уходит в отдел закупок, который проводит тендер. Документы по результатам этого отбора добавляются к заявке и отправляются юристам для подготовки договора.

2. В системе можно создавать документы по шаблонам. Но по факту в компании стандартных договоров только 1%, остальные уникальные — значит, юристы готовят их в рамках установленных условий на основе собранных ранее данных от заявителя, отдела закупок. В процессе подготовки доверенности юрист из справочника сотрудника добавляет его паспортные данные. Если требуется, то он отправляет запрос на их уточнение сотруднику.

3. После подготовки договора юрист запускает его согласование и оценку рисков внутри компании (отдел закупок, бухгалтерия). Все это происходит внутри системы. Ответственные сотрудники согласуют и подписывают документ усиленной квалифицированной подписью в соответствии с доверенностями, которые были заведены в систему ранее. Система еженедельно отправляет напоминания сотрудникам о том, какие задачи не были закрыты, что дополнительно повышает исполнительскую дисциплину. После внутреннего согласования документ передается для подписания контрагенту. Доверенность согласовывают автор запроса и руководитель юридической службы.

4. Перед подписанием каждый документ проверяет на наличие ошибок делопроизводитель и сразу «забирает» оригиналы в архив.

5. В архиве хранятся все документы. В системе остается электронная копия. Также после подписания доверенности соответствующие правила требуется настроить в системе, то есть установить сотрудника и условия подписания документов для него, чтобы в дальнейшем система автоматически управляла условиями, лимитами в рамках матрицы и организационной структуры.

6. Несмотря на то, что документ сразу попадает на хранение в архив, договоры продолжают выполнять свою функцию, обрастают приложениями, закрывающими документами. Все эти связанные документы имеют связи и в электронном архиве, что позволяет быстро находить нужный документ по запросу. Также договорная деятельность — это еще и согласование, и подписание актов. Бухгалтерия проводит оплату счета, только если ранее оригинал договора с контрагентом был передан в архив. Информацию об этом она получает из соответствующего отчета.

А в результате?

Итак, что девелоперу удалось улучшить после автоматизации договорной деятельности и доверенностей? Во-первых, процесс подготовки и согласования документов стал прозрачным, более контролируемым. Как следствие, повысилась исполнительская дисциплина. Во-вторых, снизилось число ошибок, так как процесс стал регламентированным, а в системе хранятся все изменения, сотрудники стали более ответственно относиться к согласованию документов. В-третьих, компания стала использовать меньше бумаги. Ну и наконец, повысилась скорость подготовки договоров и заявок за счет стремления максимально использовать шаблоны.